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1.3.1 Délivrance d’un Protokollausweis
En cas de délivrance d’un premier Protokollausweis, veuillez joindre les documents suivants à la demande:
| DOCUMENT | REMARQUE |
| Note verbale | Doit mentionner les dates concrètes d’arrivée et d’entrée en fonction À remettre en 2 exemplaires |
| Formulaire de demande | Pour les agents envoyés : formulaire PA1 Pour les membres de la famille : formulaire PA2 À remettre en 3 exemplaires et à remplir par voie électronique |
| Copie du passeport | Page comprenant la photo d’identité, y compris le visa (le cas échéant) et le tampon apposé à l’entrée sur le territoire |
| Photo d'identité | Dimensions : 3,5 cm x 4,5 cm Photo récente (moins de 6 mois) et biométrique Ne pas coller la photo, écrire le nom au verso |
| Page de signature | Utiliser exclusivement l’original fourni par le ministère fédéral des Affaires étrangères. Pas de copie ! Les enfants à partir de 10 ans signent eux-mêmes ; le champ réservé à la signature reste vide pour les enfants de moins de 10 ans |
| Uniquement pour les enfants majeurs célibataires de moins de 25 ans | Copie complète du passeport, y compris les pages vides
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| Pour les ressortissants allemands ou les personnes disposant d’un permis d’établissement | À notifier obligatoirement Une copie du passeport allemand (page comprenant la photo) ou du permis d’établissement doit être jointe obligatoirement Voir également l’article Résidents permanents et ressortissants allemands |
Signature par les personnes habilitées
Les formulaires de demande ne peuvent être signés que par les membres des missions diplomatiques dûment habilités et dont le nom a été notifié officiellement au ministère fédéral des Affaires étrangères.
Demandes effectuées pour soi-même
Les formulaires qu’un demandeur a signés et tamponnés pour lui-même ou les membres de sa famille ne peuvent être ni reconnus ni acceptés, même pour les demandeurs disposant eux-mêmes d’un pouvoir de signature. Il leur convient dans de tels cas de faire signer et tamponner les documents par une autre personne habilitée.
Délivrance uniquement après la déclaration de départ du prédécesseur
Un Protokollausweis ne peut en règle générale être délivré aux nouveaux membres d’une représentation, aux membres de leur famille et à leur personnel privé que lorsque leur prédécesseur, les membres de sa famille et son personnel privé ont quitté le territoire, que leur départ a été déclaré et que le Protokollausweis de chaque personne concernée a été restitué.
Communication de changements d’adresse
Il est recommandé de veiller à indiquer correctement et complètement le domicile réel des agents, des membres de leurs familles, des agents locaux et des membres du personnel privé et à informer immédiatement le ministère fédéral des Affaires étrangères de tout changement d’adresse. Il est renvoyé dans ce contexte à l’article 30 de la CVRD. L’adresse de la mission diplomatique ou du poste consulaire de carrière ne peut être indiquée en tant qu’adresse privée qu’à titre provisoire.