Les demandes devant être adressées au ministère fédéral des Affaires étrangères ne peuvent être signées que par un chef de mission ou un représentant permanent ou par un diplomate ou fonctionnaire consulaire de carrière spécialement habilité à cet effet.

Les demandes ci-après ne peuvent être signées que par un chef de mission, un représentant permanent, un chargé d’affaires ou un diplomate ou fonctionnaire consulaire de carrière spécialement habilité à cet effet :

• Protokollausweis : délivrance, prolongation et restitution

• Remboursement de la taxe sur le chiffre d’affaires

• Immatriculation ou changement d’immatriculation des véhicules

• Délivrance de permis de pêche, de chasse ou de port d’armes
  

La feuille de signatures ci-jointe doit être complétée intégralement et renvoyée munie des signatures originales et du tampon de service au ministère fédéral des Affaires étrangères, division 703.
Il est demandé de n’envoyer qu’une seule feuille de signatures pour toutes les personnes actuellement habilitées à signer des documents. En cas de changements (dus par exemple à des remplacements de personnel), il convient de collecter à nouveau toutes les signatures des personnes habilitées à signer et de les transmettre sur une feuille de signatures. Le ministère fédéral des Affaires étrangères part du principe que seuls les agents envoyés repris dans la feuille de signatures la plus récente sont habilités à signer des documents. Les spécimens de signature antérieurs perdent leur validité.

En l’absence d’une feuille de signatures actualisée et complète, les demandes susmentionnées ne pourront pas être traitées. Les demandes signées de manière non conforme sont renvoyées sans être traitées au même titre que les demandes incomplètes. Seules les demandes complètes et signées de manière conforme par le demandeur et par la personne habilitée à signer sont réputées avoir été présentées dans le délai imparti.

Les attestations établies pour soi-même (p. ex. un chef de mission signe une demande pour lui-même) ne sont pas autorisées. Dans un tel cas, la demande doit être signée par un représentant ou par une autre personne spécialement habilitée à cet effet.