Dispositions générales (pour le personnel privé recruté à l’étranger)

Conformément aux dispositions des deux Conventions de Vienne sur les relations diplomatiques et sur les relations consulaires (CVRD/CVRC), le ministère fédéral des Affaires étrangères accorde aux membres envoyés des missions diplomatiques et postes consulaires de carrière en Allemagne le droit d’engager du personnel privé recruté à l’étranger aux fins exclusives de l’exercice d’un emploi dans leur propre ménage, dans le respect des dispositions ci-après.

Le ministère fédéral des Affaires étrangères est tenu de garantir le respect des lois et règles en vigueur en Allemagne en matière d’emploi de membres du personnel privé et il accorde dès lors une grande importance à l’observation de toutes les dispositions détaillées dans ce qui suit. Il est expressément souligné qu’en cas d’atteintes aux normes minimales du droit du travail, le ministère fédéral des Affaires étrangères peut demander qu’il soit mis fin à la relation de travail et interdire tout nouveau recrutement.

La relation de travail est régie par le droit privé et basée sur le contrat de travail type ci-joint, qui doit être utilisé pour toute nouvelle embauche.

Le salaire minimum légal en vigueur au moment de son versement constitue le seuil de rémunération nette pour le personnel privé employé. En cas de relèvement du salaire minimum, les salaires visés par les contrats de travail doivent être augmentés en fonction des nouveaux barèmes.

Le ministère fédéral des Affaires étrangères accorde une grande importance à ce que les membres du personnel privé soient informés sur leurs droits et obligations. Cet objectif est rencontré p. ex. lors de la séance d’information organisée chaque année depuis 2012 au ministère fédéral des Affaires étrangères pour les membres des personnels privés, qui sert de forum de discussion pour ces personnels, ainsi que lors des entretiens individuels qui ont lieu à l’occasion de la remise de leur Protokollausweis.

Conditions fixées pour les employeurs

Les membres envoyés peuvent employer une (1) personne à titre de personnel privé.

Une règle différente s’applique aux chefs de missions et aux chefs de postes :
Les chefs des missions diplomatiques peuvent employer jusqu’à trois (3) personnes à titre de personnel privé.
Les chefs des postes consulaires de carrière peuvent employer jusqu’à deux (2) personnes à titre de personnel privé.

Le recrutement de membres de la famille ou de parents de l’employeur en tant que membres du personnel privé ne peut être autorisé par le ministère fédéral des Affaires étrangères.

Pour les membres des missions diplomatiques et postes consulaires de carrière qui sont de nationalité allemande ou résidents permanents, l’emploi de membres du personnel privé recrutés à l’étranger n’est pas possible suivant les règles ci-dessus. Seul l’engagement de personnes recrutées sur le marché du travail allemand peut être envisagé.

L’engagement de membres du personnel privé n’est possible qu’après l’arrivée de l’employeur et son inscription protocolaire. Une entrée sur le territoire simultanée de l’employeur et de l’employé n’est en règle générale pas possible.

Durant le séjour en Allemagne de membres du personnel privé, un changement d’employeur, un « partage » du personnel privé ou un « prêt » de celui-ci à d’autres personnes ne sont pas autorisés. Les membres du personnel privé qui exercent une autre activité que celle autorisée par le ministère fédéral des Affaires étrangères ou qui habitent en dehors du ménage de l’employeur doivent quitter immédiatement l’Allemagne.

Le ministère fédéral des Affaires étrangères prie les employeurs

1. de donner congé aux membres de leur personnel privé afin qu’ils se présentent au protocole du ministère des Affaires étrangères pour un entretien individuel à l’occasion de la remise de leur Protokollausweis, et
2. d’encourager les membres de leur personnel privé à participer à la séance d’information sur leurs droits et obligations organisée chaque année au ministère et de leur permettre cette participation.
   

Conditions fixées pour les employés

Les membres du personnel privé doivent avoir au moins l’âge de 18 ans révolus avant d’entamer leur activité.

Le ministère fédéral des Affaires étrangères part du principe que les membres du personnel privé circulent en dehors du ménage de leur employeur, vont à la rencontre des réalités locales de manière autonome et ont des interactions sociales. Il est donc vivement souhaité qu’ils aient des connaissances de base de l’allemand ou de l’anglais et participent à des cours de langue.

L’accompagnement par des membres de la famille ou le regroupement familial ne sont pas autorisés pour les membres du personnel privé.

Obligation d’assurance pour le personnel privé

S’agissant du régime de sécurité sociale du personnel privé, il est renvoyé à l’article 33 de la CVRD et à l’article 48 de la CVRC.

Il ne peut être dérogé à la présentation de l’attestation d’une couverture d’assurance maladie suffisante pour l’Allemagne contractée auprès d’une compagnie d’assurance autorisée à exercer en Allemagne. Lors de l’inscription protocolaire effectuée après l’entrée sur le territoire, il convient de présenter une telle attestation de couverture d’assurance maladie suffisante. Cette confirmation peut se faire uniquement au moyen de l’annexe PA6. L’employeur doit y être mentionné en tant que preneur d’assurance, l’employé en tant que bénéficiaire de l’assurance.

Il est vivement recommandé d’entreprendre en temps utile les formalités nécessaires pour contracter une assurance maladie valable en Allemagne.

Si des modifications devaient intervenir durant le séjour concernant la couverture d’assurance maladie, elles doivent être communiquées sans délai au ministère fédéral des Affaires étrangères (annexe PA6).

Obligation fiscale pour le personnel privé

Le salaire des membres du personnel privé qui ne sont pas ressortissants de l’État accréditaire et n’y ont pas leur résidence permanente est exempté d’impôt en cas d’emploi au sein du ménage d’un membre d’une mission diplomatique (article 37, paragraphe 4, de la CVRD).

En cas d’emploi au sein du ménage d’un membre d’un poste consulaire de carrière, il est renvoyé aux dispositions du droit fiscal allemand en ce qui concerne l’obligation de paiement de l’impôt sur le revenu (article 49, paragraphe 3, de la CVRC).

Formalités d’entrée sur le territoire et de déclaration d’entrée

Avant l’entrée en Allemagne

Obligation d’autorisation et notification

L’intention d’engager du personnel privé est soumise à autorisation et doit être communiquée en temps utile, avant l’entrée sur le territoire des personnes concernées, par note verbale de la mission diplomatique au ministère fédéral des Affaires étrangères (annexe PP1).

Les données personnelles et la nationalité du membre du personnel privé doivent être communiquées au moyen de la présentation d’une copie du passeport ; le contrat de travail (annexe PP2) et la déclaration d’engagement de l’employeur (annexe PP3) doivent être jointes.

La mission diplomatique atteste dans la note verbale que :

• la réciprocité est garantie,
• l’employeur a conclu avec l’employé un contrat de travail écrit basé sur le contrat type (annexe PP2),
• l’employeur prend en charge les frais du voyage aller de l’employé vers l’Allemagne pour sa prise de service,
• l’employé
  • reçoit une rémunération nette mensuelle équivalant au moins au salaire minimum légal en vigueur au moment de son versement,
  • est nourri et logé sans prélèvement sur sa rémunération (seuil minimal de rémunération : voir ci-dessus),
  • reçoit le paiement de son salaire sur un compte bancaire à son nom en Allemagne ; un justificatif de l’ouverture de ce compte pour l’employé dans un délai d’un mois après la délivrance du Protokollausweis sera fourni au ministère fédéral des Affaires étrangères,
• l’employeur laisse en tout temps à l’employé tout pouvoir de disposer librement de son compte et de la carte bancaire associée, de son passeport et de son Protokollausweis,
• une assurance maladie a été contractée pour l’employé et que l’employeur assure le paiement régulier des cotisations à cette assurance et que ces coûts ne sont pas retenus sur la rémunération (seuil minimal de rémunération : voir ci-dessus),
• l’employeur prend à sa charge les impôts grevant le salaire de l’employé,
• les autres normes minimales en vigueur en Allemagne en matière de droit du travail et de droit social sont respectées, notamment les dispositions de la loi fédérale sur les congés payés, de la loi sur la protection de la maternité ou de la loi sur le maintien du versement du salaire en cas de maladie,
• l’employé dispose d’une chambre individuelle dans le ménage de l’employeur et reçoit gratuitement au moins trois repas complets par jour (petit-déjeuner, déjeuner, dîner),
• l’employeur prend en charge les frais de voyage retour de l’employé dans son pays d’origine à l’échéance du contrat de travail (en tout état de cause au plus tard après un séjour de 5 ans) ou en cas de rupture anticipée du contrat de travail (par l’employeur ou par l’employé).
  

Obligation de visa et documents à l’appui de la demande de visa

Les membres du personnel privé recrutés à l’étranger sont soumis en règle générale à l’obligation de visa. Le membre du personnel privé doit déposer personnellement, en temps utile – généralement jusqu’à trois mois – avant la date prévue d’entrée sur le territoire, une demande de visa auprès de la représentation allemande à l’étranger compétente pour son domicile.

L’entrée sur le territoire avec un titre de séjour ou une carte protocolaire d’un État membre de l’UE n’est pas possible. Si un tel cas se présente, il ne peut être délivré aucun Protokollausweis et les membres du personnel privé sont invités à quitter immédiatement le territoire.

Les documents suivants à l’appui de la demande de visa doivent accompagner celle-ci :

• déclaration du membre du personnel privé et déclaration d’engagement de l’employeur (modèle – annexe PP3),
• contrat de travail intégralement complété, signé par l’employeur et l’employé (contrat type pour les membres du personnel privé – annexe PP2).

Le visa d’entrée peut être délivré par la représentation allemande à l’étranger compétente seulement après que l’employeur est arrivé en Allemagne et est inscrit auprès du ministère fédéral des Affaires étrangères. La représentation allemande à l’étranger compétente délivre au membre du personnel privé un visa d’entrée d’une durée limitée à un mois. Lors du retrait du visa, une attestation d’assurance maladie de voyage valable pour la durée de validité du visa doit être présentée.

Après l’entrée en Allemagne

Dans un délai de 14 jours après l’entrée sur le territoire du membre du personnel privé, la représentation diplomatique demande la délivrance d’un Protokollausweis au ministère fédéral des Affaires étrangères (division 703) par note verbale, en utilisant le formulaire de demande ad hoc.

La note verbale doit être accompagnée des documents suivants :

Le Protokollausweis est établi pour une durée d’un an au maximum.

Prolongation du Protokollausweis

À l’expiration de la durée de validité, un nouveau Protokollausweis doit être demandé auprès du ministère fédéral des Affaires étrangères.

La demande doit être accompagnée des documents suivants :

Les membres du personnel privé qui résident à Berlin et dans le Brandebourg sont conviés par le ministère fédéral des Affaires étrangères pour un entretien individuel à l’occasion de la prolongation de leur Protokollausweis. Le retrait du Protokollausweis doit donc se faire en principe personnellement par le membre du personnel privé.
Pour les membres du personnel privé résidant en dehors de Berlin et du Brandebourg, l’entretien individuel a lieu par vidéoconférence ou par téléphone.

Obligations de notification

Tout changement de situation familiale d’un membre du personnel privé (p. ex. mariage ou naissance d’un enfant en Allemagne) doit être communiqué sans délai au ministère fédéral des Affaires étrangères.

Obligation de départ et déclaration de départ du personnel privé

Les membres du personnel privé ne séjournent en Allemagne que pour exercer une activité professionnelle dans le ménage de l’agent envoyé de la mission diplomatique ou du poste consulaire de carrière. Les membres du personnel privé ont donc l’obligation de quitter immédiatement l’Allemagne après la fin de leur contrat de travail.

La durée du séjour prend fin à l’expiration de la relation de travail et s’élève au maximum à cinq ans.

L’employeur doit veiller au départ immédiat des membres du personnel privé. Il assume les frais afférents au voyage de retour dans l’État d’origine quels que soient les motifs pour lesquels la relation de travail a pris fin. La preuve du départ du territoire doit être jointe au formulaire de restitution du Protokollausweis (annexe PA5).

La procédure de départ est décrite dans l’article Déclaration de départ, perte et restitution du Protokollausweis.

Les membres du personnel privé peuvent revenir en Allemagne pour reprendre une activité en tant que personnel privé au plus tôt après une période d’un an.