Le Protokollausweis doit être restitué au ministère fédéral des Affaires étrangères (division 703) directement avant la sortie du territoire.

L’inscription d’un successeur ne peut être effectuée qu’après la déclaration de départ et la restitution du Protokollausweis. Les missions diplomatiques sont priées de prendre les mesures d’organisation appropriées pour garantir le respect de cette disposition.

La déclaration de départ sera envoyée par note verbale accompagnée du formulaire de restitution (annexe PA5, en 3 exemplaires). Il est demandé de déclarer en même temps le départ de toutes les personnes faisant partie du ménage et de rendre le Protokollausweis de chacune d’elles.
La déclaration de départ d’un agent et de chacun des membres de sa famille se fait conjointement au moyen d’un seul formulaire (annexe PA5). En cas de déclaration de départ du personnel privé, il convient de joindre un exemplaire supplémentaire du formulaire de restitution.
Si des membres de sa famille quittent le territoire avant l’agent envoyé, la déclaration de départ et la restitution du Protokollausweis de ces personnes se fait immédiatement après leur sortie du territoire, par formulaire (annexe PA5).

Un exemplaire de chaque formulaire de restitution sera retourné à la mission diplomatique à titre de justificatif de la déclaration de départ et de la restitution du Protokollausweis.

En cas de vol ou de perte du Protokollausweis, les services de police les plus proches doivent être informés immédiatement. La déclaration de vol ou de perte déposée à la police doit être présentée sans délai au ministère fédéral des Affaires étrangères, division 703. Il y a lieu d’effectuer dans le même temps une nouvelle demande de Protokollausweis conformément au point 1.3.1.