La nomination des membres de la mission diplomatique et du poste consulaire de carrière, leur arrivée et la durée probable de leur séjour ainsi que, le cas échéant, l’arrivée des membres de leurs familles et de leur personnel privé doivent être notifiées au ministère fédéral des Affaires étrangères en temps utile avant l’entrée sur le territoire, par note verbale. Cela s’applique également pour les ressortissants des pays non soumis à l’obligation de visa. Il est renvoyé à la note circulaire nº 04/2004 du 16 février 2004.

La procédure à suivre pour l’entrée sur le territoire des personnes soumises à l’obligation de visa est détaillée ici.

Les renseignements suivants doivent être fournis :

- nom de famille et prénom(s) (identiques aux données du document de voyage),
- rang et fonction,
- date d’entrée et date de prise de fonctions prévues,
- nom, rang et date de naissance du prédécesseur ou, en l’absence de prédécesseur : description du nouveau poste (brève présentation du domaine d’activité)

Si le membre du personnel envoyé est accompagné de membres de sa famille, il y a lieu de fournir également les renseignements suivants :

- conjoint ou partenaire : nom de famille, prénom(s) et date de naissance, date prévue d’entrée sur le territoire,
- enfants mineurs : nom de famille, prénom(s) et date de naissance, date prévue d’entrée sur le territoire,
- en cas d’entrée sur le territoire avec un seul parent : attestation relative au droit de déterminer le lieu de résidence ou déclaration de consentement de l’autre parent.

Pour les enfants majeurs, voir l’article Définition des membres de la famille

Nationalité allemande et résidence permanente

Il convient de notifier au ministère fédéral des Affaires étrangères le fait que le membre de la représentation ou un membre de sa famille possède la nationalité allemande ou a séjourné pendant une période prolongée en Allemagne avant l’affectation. Voir Résidents permanents et ressortissants allemands.

Tout changement concernant les personnes composant le ménage (p. ex. départ, naissance d’un enfant, mariage, divorce) doit être notifié au ministère fédéral des Affaires étrangères.