Die Ernennung von Mitgliedern der diplomatischen und berufskonsularischen Vertretung, ihre Ankunft und die voraussichtliche Dauer ihres Aufenthalts sowie gegebenenfalls die Ankunft ihrer Familienangehörigen und ihres privaten Hauspersonals sind dem Auswärtigen Amt rechtzeitig vor der Einreise mit Verbalnote zu notifizieren. Dies gilt auch für die Länder mit visumfreier Einreise. Auf die Rundnote 04/2004 vom 16.02.2004 wird verwiesen.

Das Verfahren bei visumpflichtiger Einreise ist hier ausgeführt.

In der Verbalnote sind folgende Angaben erforderlich:

• Familienname und Vorname(n) (wie im Reisedokument),
• Rang und Funktionsbezeichnung,
• voraussichtliches Datum der Einreise und des Dienstantritts,
• Name, Rang und Geburtsdatum der Vorgängerin oder des Vorgängers, bzw. falls kein Vorgänger existiert: Stellenbeschreibung der neuen Stelle (kurze Vorstellung des Aufgabengebiets)

Falls die oder der entsandte Beschäftigte von Familienangehörigen begleitet wird, wird zusätzlich um folgende Angaben gebeten:

• Ehegatten oder Lebenspartnerin bzw. Lebenspartner: Familienname, Vorname(n) und Geburtsdatum, voraussichtliches Datum der Einreise,
• Kinder: Familienname, Vorname(n) und Geburtsdatum, voraussichtliches Datum der Einreise,
• Bei Einreise mit nur einem Elternteil: Nachweis über das Aufenthaltsbestimmungsrecht oder Einverständniserklärung des anderen Elternteils.

Für volljährige Kinder siehe Artikel Familienangehörige.

Deutsche Staatsangehörigkeit und ständige Ansässigkeit

Dem Auswärtigen Amt ist zu notifizieren, falls das Mitglied der Vertretung oder Familienangehörige im Besitz der deutschen Staatsangehörigkeit ist oder sich vor der Entsendung in Deutschland längere Zeit aufgehalten hat. Siehe Doppelstaater / ständig Ansässige.

Veränderungen bei den zum gemeinsamen Haushalt gehörenden Personen (z. B. Ausreise, Geburt eines Kindes, Eheschließung, Scheidung) sind dem Auswärtigen Amt zu notifizieren.