L’agrément est l’approbation donnée par l’État accréditaire à la désignation en tant qu’ambassadrice ou ambassadeur dans cet État accréditaire d’une ou d’un diplomate nommé par l’État accréditant.
L’exequatur est l’autorisation donnée par l’État de résidence aux cheffes et chefs de poste consulaire aux fins de l’exercice de leurs fonctions consulaires à l’intérieur de leurs circonscriptions consulaires.

Demande d’agrément (article 4 de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques, CVRD)

La demande d’agrément pour un ambassadeur sera déposée auprès du ministère fédéral des Affaires étrangères par le ministère des Affaires étrangères de l’État accréditant.

La demande peut être déposée de différentes manières :
• par une note verbale adressée via la mission diplomatique de l’État accréditant (à la division 701),
• par une note adressée au niveau des ministres des Affaires étrangères,
• par demande orale de l’ambassadeur quittant ses fonctions auprès du ministre fédéral des Affaires étrangères ou du chef du Protocole,
ou
• par l’intermédiaire de la mission diplomatique allemande dans l’État accréditant.

La demande doit comporter les nom de famille, prénoms et titres éventuels de la personne prévue pour le poste d’ambassadeur ainsi que son curriculum vitae présenté chronologiquement et indiquant sa situation familiale, sa date de naissance, ses connaissances linguistiques, sa formation et sa carrière professionnelle. Le ministère fédéral des Affaires étrangères prie également de joindre une photo portrait.

Arrivée et départ des ambassadeurs

L’ambassade informe dans les meilleurs délais le ministère fédéral des Affaires étrangères (division 701) de la première arrivée et du départ définitif d’une ambassadrice ou d’un ambassadeur. Une notice séparée concernant l’organisation du départ est disponible ; elle est transmise à l’ambassade sur demande par la division 701.

Présentation des lettres de créance

Le ministère fédéral des Affaires étrangères (division 701) remet à l’ambassade une brochure spécifique en vue de la préparation de la remise des lettres de créance au Président fédéral. L’ordre de présentation des lettres de créance est déterminé conformément à l’article 13, paragraphe 2, de la CVRD par la date d’arrivée du chef de la mission. Après l’arrivée de l’ambassadeur, des informations concernant les dates d’accréditation peuvent être obtenues auprès du ministère fédéral des Affaires étrangères (division 701).
Ce n’est qu’après la présentation des lettres de créances que l’activité et l’accomplissement d’actes officiels peuvent être entrepris et que le Protokollausweis (carte protocolaire) est délivré.

Introduction de la procédure d’exequatur (articles 10, 11, 12 et 13 de la Convention de Vienne sur les relations consulaires, CVRC)

La mission diplomatique communique par note verbale au ministère fédéral des Affaires étrangères (division 703) que son gouvernement a l’intention de désigner la personne nommée en tant que chef de poste consulaire de carrière au siège mentionné.

Les documents suivants doivent être joints à la note verbale :
• curriculum vitae en langue allemande, avec mention de la date et du lieu de naissance de la candidate ou du candidat, et parcours d’études/professionnel exhaustif à partir de l’obtention du diplôme de fin d’études secondaires,
• copie de la page de données biographiques du passeport diplomatique ou, à défaut, du passeport ordinaire,
• communication sur la notification du rang, du siège et de la circonscription consulaire.

L’original de l’acte de provision (article 11 de la CVRC) peut être remis sans délai ou à un moment ultérieur, au plus tard après l’entrée sur le territoire.
La procédure de contrôle débute dès que les documents nécessaires ont été présentés. Le ministère fédéral des Affaires étrangères informe la mission diplomatique de l’État accréditant par note verbale du début de la procédure.
Le résultat en est communiqué à l’État accréditant, également par note verbale, à un moment ultérieur. Cette procédure préalable peut durer jusqu’à deux mois du côté des autorités allemandes
.

Il est souligné expressément que le résultat positif de la procédure n’autorise pas encore la personne nommée à entreprendre son activité ou à accomplir des actes officiels (article 12, paragraphe 3, de la CVRC).

Délivrance de l’exequatur (article 12 de la CVRC)

La mission diplomatique communique par note verbale au ministère fédéral des Affaires étrangères (division 703) que la personne nommée est arrivée en République fédérale d’Allemagne. Si cela n’a pas encore été fait, il convient d’envoyer au plus tard à ce moment l’original de l’acte de provision (accompagné de sa traduction en allemand) pour prise de connaissance ; l’acte est restitué par la suite.
Le ministère fédéral des Affaires étrangères délivre ensuite l’exequatur à la personne nommée en mentionnant la circonscription consulaire d’affectation et il en informe la mission diplomatique par note verbale.
Ce n’est qu’à partir de ce moment que l’activité et l’accomplissement d’actes officiels peuvent être entrepris dans ladite circonscription consulaire.