Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die über den Unternehmer erhoben wird und von diesem an den Fiskus abzuführen ist. Die Entlastung von der in Waren oder Dienstleistungen enthaltenen Umsatzsteuer erfolgt nach der „Verordnung über die Erstattung von Umsatzsteuer an ausländische ständige diplomatische Missionen und berufskonsularische Vertretungen sowie an ihre ausländischen Mitglieder“ (Umsatzsteuererstattungsverordnung – UStErstV) im Wege eines Vergütungsverfahrens über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Das Auswärtige Amt weist insoweit auf die in seinen Rundnoten

• Nr. 14/2018 vom 16. April 2018 samt Anlage
• Nr. 39/2020 vom 19. November 2020
• Nr. 01/2022 Allg. (Kfz) vom 18. Januar 2022 samt Anlage
• Nr. 3/2024 vom 24. Januar 2024

zur Umsatzsteuererstattung enthaltenen detaillierten Ausführungen hin.

Die mit dem Preis entrichtete Umsatzsteuer auf Waren oder Dienstleistungen wird im Rahmen der jeweils vereinbarten Gegenseitigkeit und aufgrund von Courtoisie erstattet.

Erstattungsverfahren

Antragsformulare sind beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), per Post oder online unter

www.bzst.bund.de bzw. www.formulare-bfinv.de erhältlich:

Die wichtigsten Voraussetzungen für die Erstattung sind auf den Antragsvordrucken aufgeführt.

Die Erstattungsanträge sind auf amtlichen Vordrucken zu stellen. Die Anträge der Vertretung sind von der Leiterin oder dem Leiter der Vertretung oder deren bzw. dessen Stellvertreter/Stellvertreterin bzw. der gesondert bevollmächtigten Person zu unterzeichnen. Anträge der Mitglieder der diplomatischen und berufskonsularischen Vertretungen sind eigenhändig zu unterschreiben und sodann von der Leiterin oder dem Leiter oder deren bzw. dessen Stellvertreter/Stellvertreterin bzw. der gesondert bevollmächtigten Person zu bestätigen. Bestätigungen in eigener Sache sind nicht zulässig. Den Anträgen ist eine Zusammenstellung der Rechnungen (in zweifacher Ausfertigung) beizufügen.

Den Anträgen sind die Originalrechnungen, ggf. mit Kassenbon, Nachweise über die erfolgte Bezahlung (Quittungen, gegebenenfalls gesonderte Quittungsschreiben des Unternehmers, Durchschriften der Überweisungsträger oder Kontoauszüge) sowie eine Kopie des gültigen Protokollausweises des bevorrechtigten Mitglieds beizufügen.

Die Erstattungsanträge nebst Anlagen sind ab sofort unmittelbar beim Bundeszentralamt für Steuern und nicht mehr über das Auswärtige Amt einzureichen. Die Belege werden mit der Vergütungsmitteilung durch das Bundeszentralamt für Steuern zurückgegeben.

Angaben zu dem Überweisungsweg sind mit jedem Antrag vollständig auszufüllen. Ist der Antragsteller nicht gleichzeitig Kontoinhaber, so ist der Name des Kontoinhabers, auf dessen Konto der Erstattungsbetrag überwiesen werden soll, ebenfalls anzugeben.

Die Erstattungsanträge der berufskonsularischen Vertretungen und ihrer berechtigten Mitglieder brauchen nicht über die jeweilige diplomatische Vertretung, sondern können ebenfalls unmittelbar beim Bundeszentralamt für Steuern eingereicht werden.

​​​​​​​Erstattung an Familienangehörige

Ausländische Familienangehörige aus dem Haushalt der entsandten Mitglieder haben keinen eigenen Anspruch auf Erstattung der Umsatzsteuer. Rechnungen, die auf ihren Namen ausgestellt sind, werden jedoch berücksichtigt. Einen Erstattungsantrag kann nur das berechtigte Mitglied der Vertretung stellen

Antragsfristen

Der Antrag auf Erstattung ist bis zum Ablauf des Kalenderjahres zu stellen, welches auf das Kalenderjahr folgt, in dem der Umsatz an den Antragsteller bewirkt worden ist (Beispiel: Sie haben im August 2023 eine gekaufte Ware oder eine Dienstleistung erhalten. Den Antrag auf Erstattung müssen Sie bis spätestens 31. Dezember 2024 stellen. ). Für die Wahrung der Antragsfrist ist es unerheblich, ob die Rechnungen bereits vollständig bezahlt sind. Ist dies nicht der Fall, verzögert sich lediglich die Erstattung. Eine Fristverlängerung ist nicht möglich. Maßgeblich ist der Eingang beim Bundeszentralamt für Steuern.

Von dem Bundeszentralamt für Steuern zunächst abgelehnte Anträge können nach Vervollständigung der Belege als Nachtrag erneut dem Bundeszentralamt für Steuern vorgelegt werden. Die Einreichungsfrist für Nachträge endet mit Ablauf eines Jahres, nachdem die Vergütungsmitteilung bekannt gegeben wurde. Eine Bearbeitung nach Ablauf dieser Frist ist nur möglich, wenn hinreichende Gründe dies rechtfertigen.

Ordnungsnummer

Das Bundeszentralamt für Steuern erteilt jedem neuen Antragsteller, der diplomatischen Vertretung, der berufskonsularischen Vertretung oder deren Mitgliedern eine sogenannte Ordnungsnummer. Sie ist auf den Vergütungsbescheiden oben rechts angegeben. Diese Nummer ist bei jedem Schriftverkehr mit dem Bundeszentralamt für Steuern zu verwenden.