Dem Auswärtigen Amt vorzulegende Anträge dürfen nur von der Leiterin oder dem Leiter der Mission, der Ständigen Vertreterin bzw. dem Ständigen Vertreter oder eines hierfür besonders ermächtigten Diplomaten oder Berufskonsularbeamten unterschrieben werden.

Folgende Anträge dürfen nur von Leitern einer Mission, Ständigen Vertretern, Geschäftsträgern oder einem hierfür besonders ermächtigten Diplomaten oder Berufskonsularbeamten unterschrieben werden:

- Protokollausweise: Ausstellung, Verlängerung und Rückgabe

- Umsatzsteuererstattung

- An- oder Ummeldung von Kraftfahrzeugen

- Ausstellung von Fischerei-, Jagd oder Waffenscheine

Das anliegende Unterschriftenblatt ist vollständig ausgefüllt mit den Originalunterschriften und Dienstsiegel an das Auswärtige Amt - Referat 703 zu übersenden (Anlage Unterschriftsproben).

Es wird um Übersendung nur eines einzigen Formblatts für alle aktuell unterschriftsberechtigten Personen gebeten. Bei Änderungen (z. B. aufgrund von Personalwechseln) sind erneut alle Unterschriften von den unterschriftsberechtigten Personen einzuholen und auf einem Unterschriftenblatt vorzulegen. Das Auswärtige Amt geht davon aus, dass nur diejenigen Entsandten, die auf dem letzten übersandten Blatt aufgeführt sind, zur Unterschrift berechtigt sind. Vorangehende Unterschriftenproben verlieren ihre Gültigkeit.

Ohne das Vorliegen eines aktuellen und vollständigen Unterschriftenblatts kann eine Bearbeitung der obengenannten Anträge nicht erfolgen. Nicht ordnungsgemäß unterschriebene Anträge werden ebenso wie unvollständig ausgefüllte Anträge unbearbeitet zurückgesandt. Nur vollständige und ordnungsgemäß vom Antragsteller sowie ermächtigter Person gezeichnete Anträge gelten als fristwahrend gestellt.

Bescheinigungen in eigener Sache (z. B. die Leiterin oder der Leiter der Vertretung unterschreiben eigenen Antrag) sind nicht zulässig. In einem solchen Fall muss der Antrag von deren/dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter oder einer anderen besonders ermächtigten Person vorgenommen werden.